3月の後半から4月前半まで出身地・宮城県山元町に滞在していました。
年度末
この時期はどうしても書類、書類、書類の毎日となります。現在、関わっている山元町のまちづくり団体「山元の未来への種まき会議」は宮城県と宮城県共同募金会から助成を頂いている関係で、その報告書つくりをしていました。
どちらも、無事に終了し後は修正点の指摘などを待つ状況です。どうにか、一段落という感じです。それから、色々と縁があり一緒に活動している一般社団法人ふらっとーほくと山元町の「お試し移住仕組みづくり業務委託」報告書を作成していました。こちらについても、3月末に無事、提出することが出来ました。
机の上もずっと資料やふせんで埋もれていましたが、今はだいぶキレイになりました。
書類の作り方
書店に行けばたくさんの関連書籍があると思うのですが、書類（計画書、報告書、申請書、論文など）が書けるコツはやはり量、離れが必要だと思います。後は模倣だと思います。
今はインターネットを使えば何でも情報を得られる時代なので、試しに計画書とか報告書で検索してみると多くの情報を得ることが出来ます。画像検索もかなり有効で、配色や図表はとても参考になります。
また、論文についてはそれぞれの所属している研究室や、投稿する雑誌に合わせる必要があります。まずは執筆要綱をしっかりと読み体裁を整えることから始めることが大事になってきます。
先に模倣が有効と書きましたが、もちろん単にコピーするなどの盗作はダメです。模倣するのは、書類の体裁、文章の言い回し、接続詞の使い方、項目建てなどの骨格や構成です。普段の生活で全く縁の無い書類を作成することにはならないと思いますが、模倣を上手く使うとそれっぽい書類を作ることができます。
ただ、あくまでもその場しのぎの方法なので、量を書くことと同時に、書類の分野に詳しい人に読んでもらいながら修正するなどの地道な手法が一番の近道となります。
書類の出来るまで
先日、作成した計画書の下書きやメモの一部を捨てずにファイルに残してみたら、結構な厚みになっていました。重さも結構なもので片手で持つのは辛いくらいです。書類には日付も入れておいたので、当時の頭の中身や進捗状況がよく分かります。
あえて残したのは、1つの計画書がどんな過程を経て出来るかということを伝える際に実物を見てもらうのが早いと思ってのことです。これが50ページちょっと、文字数で25000字くらいの冊子になりました。実際の計画書はこの本文に図表と、別途資料が添付されます。ちなみに、こちらの計画書は合作で完成させました。
完成された書類をひたすら読むことも、書類作りが出来るようになる近道だと思いますが、それ以上にどんな経緯で文章が構成されたのか、どんな下書きや構想があったのかということがとても参考になります。
こちらは、インターネットでも中々集めにくい書類だと思うので、直接、下書きの実物を見せてもらうと良いと思います。
まとめ
書類作りに必要なことを整理すると、以下のようになると思います。
・質より量（とにかく自力で書き上げる）
・模倣（インターネットで調べる、画像検索も有効、情報の取捨選択はかなり必要）
・要綱を守る（特に論文や報告書のように文字数や記号表記に決まりがあるもの）
・読む（書くことと同時に、ひたすら読むことで文章の調子が体の中に入ってきます）
書類は、書く人によってクセもあり、同時に明確な答えは無いものです。それでも、伝えたい相手に伝わらないようでは何の意味も無いので、伝わる文章・図表であるということが大前提となります。